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======PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS ======
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| logo;  ^  PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS  | INFORMACIÓN DOCUMENTAL  |
| :::    | :::                                         | CODIGO:CAL P01         |
| :::    | :::                                         | VERSION:2              |
| :::    | :::                                         | VIGENCIA:29/10/2025     |


==== 1.OBJETIVO ====

Establecer los lineamientos para la elaboración, modificación, revisión, aprobación y control de los documentos que soportan el sistema de gestión de calidad y otros sistemas aplicables.


==== 2. ALCANCE ====

El procedimiento aplica para la totalidad de los documentos del sistema de gestión generados por las diferentes áreas, responsables de proyectos o procesos.




==== 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ====


  * __**Control de documentos:**__ Es el procedimiento principal que define los lineamientos para elaborar, aprobar, suministrar, modificar, eliminar, imprimir los documentos del sistema de gestión.


  * __**Código del documento:**__  Conjunto de elementos que se combinan siguiendo las reglas determinadas en este procedimiento y que son semánticamente interpretables, para diferenciar un documento de otro.



  * __**Control de versión:**__  Se llama control de versiones a la gestión de identificación de  los diversos cambios que se realizan sobre los documentos. Una versión define el estado en el que se encuentra el mismo en un momento dado de su desarrollo o modificación.


  * __**Vigencia del documento:**__  La vigencia es la fecha a partir de la cual las condiciones, formatos, controles deben ser aplicados por los responsables.



  * __**Calidad:**__ La totalidad de las características de una entidad que le otorgan su aptitud para satisfacer necesidades establecidas e implícitas.


  * __**Procedimiento:**__ Descripción general para llevar a cabo una actividad que contiene un control.


  * __**Programa:**__ Descripción de actividades de seguimiento y evaluación, responsables y controles, establecidos para lograr objetivos específicos dentro de la gestión del sistema. 


  * __**Diagrama de Flujo:**__ Metodología para representar actividades de un proceso en forma gráfica. Para efectos de control lo mínimo que debe contener es el nombre de la empresa y/o símbolo, el nombre del diagrama, el código y versión.


  * __**Formato:**__ Documento en el cual se consigna información referente a una actividad realizada. Para efectos de control lo mínimo que debe contener es el nombre de la empresa y/o símbolo, el nombre del formato, el código y versión.


  * __**Instructivo:**__ Documento que describe detalladamente la forma como debe ejecutarse una actividad.


  * __**Plan de Gestión:**__ Documento que enuncia las prácticas, los recursos y la secuencia de las actividades relacionadas con los sistemas de gestión, que son específicas a un producto, un proyecto o un contrato particular.



  * __**Sistema de gestión de calidad NICC:**__  La Norma Internacional de Control de Calidad 1 (NICC 1), emitida por la IFAC (International Federation of Accountants) y adoptada en Colombia por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), establece los requerimientos para que las firmas que prestan servicios relacionados con actividades de la ciencia contables como auditoría, revisoría fislca, outsourcing contable, asesoría contable, aseguramiento y servicios relacionados, implementen un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) robusto.


Este sistema tiene como objetivo principal proporcionar una seguridad razonable de que la firma y su personal cumplen con las normas profesionales, los requerimientos legales y regulatorios aplicables, y que los informes emitidos son apropiados en las circunstancias.


  * __**Sistema integrado de gestión:**__ Es una herramienta gerencial que integra todos los procesos y procedimientos que le son propios y en los cuales pueden estar presentes la calidad o en la seguridad industrial o el ambiente y el control para garantizar la satisfacción de los usuarios y el cumplimiento de su misión, visión y objetivos. 


==== 5. GENERALIDADES ====

=== 5.1 CONTROL DE ACCESO ===

  * Toda la documentación del sistema de gestión, está disponible en medio WEB mediante el uso de usuarios y contraseñas, que son asignadas de acuerdo al perfil de cada cargo por el administrador de la presente [[:inicio|herramienta web]].

  * El tutorial de acceso, configuración, creación, modificación o eliminación de documentos, se encuentra disponible haciendo clic: [[https://youtu.be/j7jCD7Yhb7w|aquí]]

=== 5.2 CONTROL DE APROBACIÓN ===

  * Cualquier documento nuevo o modificado, es identificado como un documento no aprobado de manera automática por la aplicación web, a través del siguiente campo que aparece en la parte superior así:

{{:imagenes:encabezado_de_no_aprobados.png?600  }}

  * La opción de aprobación con el texto: <color #ff7f27>Haga clic aquí, para aprobar la versión actual del documento</color>, esta disponible únicamente a usuarios administradores, quienes son los unicos cargos autorizados y validados para realizar aprobaciones de los documentos.

  * Una vez aprobado el documento, en la parte superior del mismo, aparece una franja verde que indica que el documento ha sido a probado, tal y como aparece en la siguiente imagen:

{{:imagenes:sin_titulo.png?400}}

  * Cuando se requieran modificaciones en formatos e instructivos el líder de calidad o los usuarios administradores podrán evaluar y aprobar sus cambios sin someterla a una evaluación por otra instancia, cuando a juicio de estos, obedezcan a cambios no substanciales.

  * En los casos en que se considere pertinente, se puede incluir un cuadro de firmas de los documentos, firmas que se establecen haciendo clic en el siguiente icono: {{:imagenes:sig.png}}sin embargo, este elemento es opcional y no representa la sustitución de la metodología de aprobación anteriormente definida.

=== 5.3 DEFINICIÓN DE VERSIONES ===

La numeración de versiones de los documentos inicia en uno (1). Cada vez que se realicen modificaciones sustanciales, el número de versión se incrementará de forma consecutiva y se actualizará la fecha de vigencia correspondiente.

En caso de modificaciones menores como correcciones ortográficas, de redacción o errores tipográficos, etc, que no alteran el contenido técnico, normativo o funcional del documento no se requiere actualizar ni el número de versión ni la fecha de vigencia. Estas ediciones se consideran ajustes menores internos y se gestionan directamente en el momento de la edición bajo el siguiente criterio:

{{:imagenes:cambio_menor.png?500}}

En caso de realizarse un cambio mayor se requiere establecer una nueva versión y una nueva vigencia del documento y queda identificado en negrita en el control de versiones del sistema.

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  * Cuando se requieran modificaciones en las políticas del sistema de gestión, el Gerente General evaluará y aprobará la solicitud

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=== 5.4 COPIAS CONTROLADAS Y NO CONTROLADAS ===

  * Solamente el líder de calidad podrá autorizar el uso de copias físicas del sistema cuando lo considere pertinente en casos como: necesidad de publicación de documentos de procesos operativos, condiciones particulares de algún proyecto, requisito del cliente, dificultades con el acceso a la página WEB, o cualquier otra condición que amerite su impresión, identificando el documento impreso con la marca de "Copia Controlada" en la parte superior de la primera pagina del documento.

  * Para controlar las copias de los documentos del sistema de gestión el líder de calidad realiza la distribución y difusión por medio de la administración de usuarios en la WEB agrupando los usuarios por proceso, con lo que se asignan los permisos necesarios para el ingreso a los documentos según el proceso al que corresponda.

  * De acuerdo a las condiciones de permisos de cargo determinados se establecen los permisos de ingresar a la documentación vigente como políticas, procedimientos etc.

La autorización de las copias no controladas es otorgada por el líder de calidad, identificando la primera y última hoja del documento la leyenda “Copia no Controlada”.

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=== 5.5 DOCUMENTOS EXTERNOS ===

  * Los responsables de proceso identificarán los documentos de origen externo tales como: normas, leyes, decretos o documentos que contengan información relevante para el funcionamiento del proceso y del sistema de gestión, y lo reportarán al proceso de HSEQ, para que sea actualizado en el **Formato Listado Maestro de [[:inicio|Documentos Externos]]** que se encuentra ubicado en la página de inicio de la herramienta web:

[[:varios:lexternos|{{:imagenes:fondo3a.png?300  }}]]

Los documentos de origen externo tales como manuales, planos, especificaciones técnicas, entre otros, que sean adoptados para su uso en la operación podrán ser identificados con el encabezado institucional del Sistema de Gestión de Calidad. Esta asignación será realizada por el líder de calidad, quien garantizará su trazabilidad, control y alineación con los requisitos internos del sistema.

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=== 5.6 ACCESO A MENÚS DE CONTROL DE CAMBIOS ===

  * A través de la herramienta web se podrá acceder a los documentos obsoletos haciendo clic en el hipervínculo "Versiones anteriores(obsoletas) del menú se accede a la lista de control de cambios como se muestra en la siguiente imagen:

{{:imagenes:versiones.png?250}}

En el listado correspondiente se puede encontrar el historial de modificaciones, descripción del cambio, el responsable, la fecha y hora de los cambios realizados, la IP del equipo en el que se realizo la modificación.

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  * Haciendo clic sobre cualquier ítem, se accede a la versión respectiva o a un comparativo de cambios entre versiones.

  * Para asegurar la trazabilidad de los documentos la herramienta actual WEB guarda la versión anterior de cada documento modificado.

=== 5.7 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS ===

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  * Todos los documentos del sistema de gestión se relacionan en el ** Formato [[:subjectindex|listado maestro de documentos]]**, el cual se actualiza automáticamente con la modificación o creación de un nuevo documento.

Así mismo, se accede al listado maestro con los hipervinculos relacionados a la información de códigos, versiones y vigencias de cada encabezado de los distintos documentos del sistema.


====== 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ====== 

  * PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS

====== 7. DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD ====== 

===== 7.1. Plantilla para la elaboración de nuevos documentos =====

En el presente sistema de gestión, se ha determinado una [[compartidos:plantilla| Plantilla de elaboración de documentos]] como modelo estandarizado de contenido de documentos, en donde se determinan las condiciones de encabezado, de identificación de nombres, códigos, versiones, vigencias aplicable a la totalidad de los documentos del sistema.


Así mismo, en esta misma [[compartidos:plantilla| Plantilla de elaboración de documentos]] se determina el estilo, tipo de letra, tamaños y orden de títulos, aplicables según las características de cada tipo de documento.

Por lo anterior, la creación o modificación de documentos esta sujeta a las condiciones generales de esta [[compartidos:plantilla| Plantilla de elaboración de documentos]].
===== 7.2. Notificación de cambios a través de correos electrónicos =====

Cuando un usuario requiera realizar una modificación deberá ingresar a la parte inferior del documento al link editar, escribir la modificación o la solicitud de cambio, teniendo en cuenta que la aplicación envía correo electrónico con la notificación a los correos electrónicos que han sido configurados para tal fin.


Por otra parte, una vez guardado cualquier cambio estos son almacenados con toda la información relativa al usuario que ejecutó la modificación (Nombre, correo, fecha y hora, ip del equipo.) disponible en versiones anteriores(obsoletas) o control de cambios así:


  * **versiones anteriores(obsoletas):** Acceso a cambios realizados en el documento activo.  


  * **control de cambios:** Acceso a cambios realizados en la totalidad de los documentos del sistema.
  

=== 7.3. Modificaciones a los documentos del sistema integrado de gestión en la Web. ===

Luego de que el usuario autorizado realice un cambio y el administrador de la WEB recibe la notificación automática, se verifica la viabilidad, en caso que no esta modificación debe ser considerada por otra instancia se realiza la evaluación y ajustes necesarios.


===== 7.4.Codificación de los documentos =====

 

Para efectos de la codificación, a continuación se relacionan las  combinaciones por dependencia y tipo de documento.
 
La presentación se debe hacer colocando primero la sigla del proceso, seguido del tipo de documento y posteriormente el número.  Para el caso de Formatos, Diagramas se le agregará al Código “F” “D” según el caso y el número del Formato o Diagrama. 

Ejemplo: CAL - P05 - F05

Donde “CAL” representa el proceso de Gestión de calidad, “P05” representa que este documento pertenece al Procedimiento “05”  y “F5” es el quinto formato de dicho procedimiento.

==== Tabla No. 1 ====

^ SIGLA  ^ TIPO DE DOCUMENTO                             ^
| GER    | Proceso  GESTIÓN GERENCIAL                    |
| OPE   | Proceso de OPERACIONES                          |
| COM    | Proceso  GESTIÓN DE COMERCIAL                 |
| GAD    | Proceso  GESTIÓN ADMINISTRATIVA  |
| CAL    | Proceso  GESTIÓN CALIDAD  |
| SST    | Proceso GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO AMBIENTE           |


                                
==== Tabla No. 2====
^ SIGLA  ^ TIPO DE DOCUMENTO  ^
| M      |             Manual |
| P      |      Procedimiento |
| I      |        Instructivo |
| F      |            Formato |
| D      |           Diagrama |
| PG     |           Programa |
| R      |         Reglamento |



La asignación de códigos se hace colocando primero la sigla del proceso, seguido del tipo de documento y posteriormente el número.  Para el caso de formatos se le agregara al código “.F” y el número del formato. 


===== 7.5. Títulos de procedimientos =====


En lo referente a Títulos, se seguirá la siguiente nomenclatura y se resaltaran usando los siguientes iconos del menú de edición de pagina:{{:imagenes:h.png|}},{{:imagenes:h1.png|}},{{:imagenes:h2.png|}}, así:

==== 7.5.1. Realización de los documentos ====

Para la realización de documentos del Sistema integrado de Gestión, se ha diseñado la [[medicion_analisis_y_mejora:plantilla| Plantilla de elaboración de documentos]], en la que se establecen todos los elementos de encabezado, estructura, pie de página y cuadro de firmas.

==== 7.5.2. Títulos principales ====

Se ordenarán con números arábigos correlativos: 1, 2, 3, etc., como título nivel 1 icono: {{:imagenes:h1.png|}}.

==== 7.5.3. Títulos secundarios ====

Se ordenarán con el mismo número del título principal seguido de números arábigos correlativos: 2.1.-, 2.2.-, 2.3.-, etc., como título nivel 2 icono: {{:imagenes:h2.png|}}.

==== 7.5.4. Otros títulos secundarios ====

Se ordenarán con el mismo número del título principal seguido de números arábigos correlativos en el primer nivel y en el segundo: 4.1.1-, 4.1.2-, 4.1.3.-, etc., como título nivel 3,4, con los iconos:
{{:imagenes:h3.png|}},{{:imagenes:h4.png|}}.

==== 7.5.5.Ítems dentro de otros títulos secundarios ====

Se ordenarán con la misma letra del título principal seguido de números arábigos correlativos en el primer nivel y en el segundo, correspondiendo a los ítems letras minúsculas correlativas: .4.1.1.1.-, 4.1.1.2.-, 4.1.1.3. -, etc. como título nivel 3,4, con los iconos: {{:imagenes:h3.png|}},{{:imagenes:h4.png|}}.



=====  7.6. Contenido de los documentos =====

 
Los documentos tendrán las siguientes secciones en este orden, que de acuerdo a la Tabla No.4. Contenido de los documentos, pueden ser obligatorios u opcionales.

=== Tabla No.3. Contenido de los documentos ===

^ NOMBRE                      ^ P   ^ I   ^ PG  ^  OTROS  ^
| Objetivo                    |  X  |  X  |  X  |  O  |
| Alcance                     |  X  |  O  |  X  |  X  |
| Responsabilidades           |  O  |  O  |  X  |  O  |
| Términos y definiciones     |  O  |  O  |  O  |  O  |
| Generalidades               |  O  |  O  |  O  |  O  |
| Documentos de referencia    |  O  |  O  |  O  |  O  |
| Desarrollo de la actividad  |  X  |  X  |  X  |  O  |
| Anexos y registros          |  X  |  X  |  X  |  O  |
| Recursos                    |  O  |  O  |  X  |  O  |
| Cronograma de actividades   |  O  |  O  |  X  |  O  |
| Objetivos y metas           |  O  |  O  |  X  |  O  |
| Indicadores                 |  O  |  O  |  X  |  O  |

Obligatorio: X    Opcional: O

**P:** Procedimiento

**I:** Instructivo

**Pg:** Programa

**Otros:** Otros documentos


== 1. OBJETIVO ==

Enunciado que describe el propósito o finalidad que se quiere lograr con el documento.

== 2. ALCANCE ==

Enunciado que describe los límites del documento.

==3. RESPONSABILIDAD ==

Se describen los responsables de la aplicación y ejecución de la actividad.

==4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES==

Se consignarán:

•Las definiciones no usuales para la profesión u oficio.

•Las indicativas que sean necesarias para hacer inequívoca la aplicación del documento.

•Los símbolos, signos, gráficos, etc. que estén involucrados, incluidos los convencionales relativos a la práctica.

•Se indicarán con detalle las abreviaturas y siglas que se utilizarán en la redacción.


==5. GENERALIDADES==

Controles previos y/o necesarios para implementar el procedimiento.

==6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ==

En caso de que aplique, se incluirán los documentos que soporten y respalden los procedimientos y que ayuden a su correcta aplicación.


==7. DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD==

Se hará una descripción detallada y secuencial de los pasos que constituyen la tarea o trabajo a realizar. 

Para este efecto se podrá realizar la descripción en forma de texto, diagramas de flujo o ambos.

En el caso que se utilicen diagramas de flujo se deberán codificar según se establece en este procedimiento.

Esta porción es el cuerpo del procedimiento o instructivo, y si bien debe ser completa no debe extenderse con un nivel de detalle que haga engorroso el uso. 

Todos los documentos del Sistema de integrado de Gestión están hechos para personas que tienen el grado de conocimiento del oficio o profesión que ejerce.

Si bien los documentos del Sistema integrado de Gestión son un complemento de la capacitación en los modos y formas del trabajo, no son los únicos y completos instrumentos que deben utilizarse y debe haber conocimientos previos de las bases del oficio o profesión para aplicarlos.


==8. ANEXOS Y REGISTROS==

Se incluirán: Formatos, diagramas, listas de control, registros que hagan parte del procedimiento, pero que por sentido práctico convenga que se presenten en hojas separadas, ya sea para su uso, o que se trate de listas que requieren una modificación o actualización a tiempos impredecibles.

==9. DOCUMENTOS ADICIONALES==

Se hará una descripción de los documentos que  se necesiten para la ejecución de la actividad.

==10. RECURSOS ==

Se hará una descripción de los recursos económicos que  se necesiten para la ejecución de la actividad (ver presupuesto).

==11. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ==

Se hará una descripción detallada de los pasos que constituyen la tarea o trabajo a realizar. 

==12. OBJETIVOS Y METAS==

Determinación de planes de acción mediante metas en términos cuantitativos y cualitativos.

==13. INDICADORES==

Medición de objetivos e indicadores de los programas de gestión. 
	


====== 9. ANEXOS Y REGISTROS  ======

 
9.1. [[:subjectindex| “CAL P01 F1 Listado Maestro de Documentos”]]


9.2. [[:varios:lexternos| “Listado Maestro de Documentos externos”]]


9.3. [[compartidos:plantilla| Plantilla de elaboración de documentos]]






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<title classes #id>PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS</title>

|{{tag>NOMBRE:PROCEDIMIENTO_DE_CONTROL_DE_DOCUMENTOS}}|
|{{tag>CÓDIGO:HSEQ_P02}}|
|{{tag>VERSIÓN:1}}|
|{{tag>VIGENCIA:09-03-2024}}|

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